ExcelでChatGPTプロンプトを効率化！スムーズなビジネスコミュニケーションのための活用法

ChatGPTは多くのビジネスシーンで活用されています。

従来、ユーザーはメモ帳やノートにプロンプトを記録し、必要に応じてコピー＆ペーストする方法を取っていました。
しかし、この方法では時間がかかり、効率も良くありません。
そこで、Excelを利用することで、このプロセスをよりスムーズかつ効果的に行うことができます。

プロンプト生成の基本構造

ChatGPTのプロンプト生成には、一定の構造が必要です。

例えば、メールを作成する場合、受信内容、署名、そして返信内容などの要素が必要になります。Excelを使うことで、これらの要素を個別に管理し、最終的に連結することが容易になります。

よくメモ帳に雛形を作ってそれを使ってchatGPTに使うと便利と聞きますがさらにその一段上の使い方がエクセルやスプレッドシートを使用することでできます。

Excelを使った効率的なプロンプト生成の方法

複雑だと伝わりづらいのでシンプルに説明していきます。例えば4列のみ使いましょう。

Excelでは、異なる列に必要な要素を配置します。例えば、「届いたメール」の列、「署名」の列、「返信内容」の列などを設定します。これらの列からデータを取り出し、最後のセルで自動的にプロンプトを組み立てることができます。ユーザーはこの最後のセルの内容をコピーしてChatGPTに貼り付けるだけで済みます。

1列目A／届いたメール：この列にはそのまま届いたメールをコピペします。

2列目B／署名：ここは常に同じになるので別シートで繋げても良いですが、オートフィルで下まで引っ張りましょう

3列目C／返信内容：

4列目D／完成プロンプト：

AからC列に情報を入力することで、自動的に雛形のD列に文字が挿入されます。

完了したらD列のセルをコピーしてChatGPTに投げることで一発でメールが作成されます。
今回のD列のプロンプトは分かりやすくするために簡素化しています。

本当はまだプロンプトを増やしていて、より自分が出したいイメージとなるように調整しています。

カスタマイズと柔軟性の向上

Excelのプルダウン機能を活用することで、送り先（知り合い、取引先など）やメールのトーン（フォーマル、カジュアル）を簡単に変更できます。これにより、プロンプトを状況に応じて柔軟に調整することが可能になります。

例えば取引先の企業名を入れる列や、どんなトーンで返信したいかの列を作っていれば出力をコントロールしやすいです。

知り合いだったり、クライアントをプルダウンで切り替えるようにしておけばさらに簡単にメールを作成できます。

実践例とヒント

実際にExcelでプロンプトを生成する際のテンプレート例を示します。このテンプレートを使えば、さまざまなシーンでのプロンプト作成が簡単になります。また、効果的なプロンプトを作成するためのヒントも提供します。

【上記画像のシンプル版】

'= "あなたは下記の情報から丁寧なビジネスメールを作成することに特化したAIパートナーです。下記のメールに対する返信を作成してください：" & CHAR(10) &"【"& A2 & CHAR(10) & "返信内容：" &"】"&"返信したい内容は下記です"&"【"& C2 &"】"& CHAR(10) &"私の情報や私の普段使っている署名は下記を参考にしてください。"& CHAR(10) &  B2

【複雑なやつ】・・・下記だと理解しづらいので、上をカスタマイズしていくのがいいと思います。もしくはChatGPTにコピペして分解してもらうとかも良さそうですね

="あなたは下記の情報から丁寧なビジネスメールを作成することに特化したAIパートナーです。"&D2&"からのメールは以下の通りです：" & CHAR(10) & CHAR(10) & B2 & CHAR(10) & CHAR(10) & "返信する際には以下の情報を使用してください。" & CHAR(10) & CHAR(10) & "- 返信文に記載したい内容："&C2& CHAR(10) & "- 送信者情報：" & '雛形'!$B$2 & CHAR(10) & "- 署名：" & CHAR(10) & '雛形'!$B$1 & CHAR(10) & CHAR(10) & "文法的に正しく、ビジネスシーンに適した礼儀正しい日本語を用いて、返信メールの文を作成してください。要点をしっかりと押さえ、必要な場合は適切なフレームワークを用いてください。"